写工作报告可能会让你望而生畏，但它或许比你想象的要简单。一般来说，工作报告的作用是说明你在某个工作项目上的进度，或者就工作场所问题提出自己的结论和建议。要轻松写出一份有效的工作报告，你应该先考虑自己的目的、受众、研究和信息。然后，使用业务报告的典型格式起草报告。最后，你可以进行修改，让报告能够有效地传达信息。
步骤部分 1 的 3:计划写一份工作报告
1确定报告的目的和主题。在某些情况下，你会被要求写一份报告。要求可能限定了报告的目的或主题。如果你不确定，可以考虑你想把什么信息传达给受众。你还可以找老板或上司问清楚。[1]X研究来源比如，你的目的可能是分析一个业务问题，说明你所从事的项目的结果，或者向上司概述你的工作进度。[2]X研究来源
2选择适合受众的笔调和用语。考虑受众已经了解哪些信息，以及他们对专业术语的掌握水平。工作报告使用的语言和术语通常可以专业一点，不用像面向公众的报告那样直白。[3]X研究来源哪些人会看你的报告？包括受众中可能会合理使用报告的人。如果看报告的人各种类型都有，那么报告必须囊括所有必要信息，让所知最少的读者也能理解。但是，你应该为每部分拟一个标题，让掌握信息较多的读者可以跳过那些对他们来说有些多余的信息。[4]X研究来源你还可以把不同受众所需的内容分开，分别解决他们的问题。
3如果有的话，你可以汇集研究和证明资料。把你用来得出结论或建议的资料放进去。在编写报告的过程中，你会参考这些资料，此外，你可能还得把它们放进报告的附录。以下是你编写报告时可能需要用到的资料类型：[5]X研究来源财务信息图表图形统计信息调研问卷调查对专家、同事和客户等人的采访
4如果你写的是进度报告，就回顾自己的进度。一份好的进度报告会对你已经完成的工作，下一步要做的事情，以及项目是否按计划进行做一个简单的概述。最好想一下别人会对你的项目提什么问题，然后在报告中进行回答。以下是报告应该回答的问题：[6]X研究来源项目范围有变化吗？自上次进度报告以来，你做了哪些工作？你下一步要做哪些工作？你能按时完成这个项目吗？如果不行，为什么？你遇到了哪些困难，准备如何克服？这个月你有没有吸取什么教训？
5概括你报告必须囊括的信息。用一个松散的提纲概括你的想法，这可以帮助你编写报告。在概括时，为报告拟一些小标题，帮助你组织自己要写的内容。你的提纲无须非常简洁或十分完善，它只供你自己使用。[7]X研究来源在大多数情况下，报告应该先说你的结果、结论或建议。然后，如果可以的话，解释你是如何做到这一步的，说明你的论证过程。如果你要提出有争议的结论或建议，就先说明你的论证过程和论证方法，这样受众就能理解你为什么会得出这个结论。部分 2 的 3:起草工作报告
1使用封面或标题页。标题页必须写出报告的名称，然后另起一行，写你提交报告的日期。第三行则列出所有作者的姓名。然后，在第四行写下你所在的组织的名称。[8]X研究来源在某些情况下，你还可以附函一封，说明你为什么写这份报告，它包含哪些内容，以及你认为下一步要做什么。这种致读者信在那些花费很长时间撰写，或者在读者看正文之前需要作出额外说明的报告中，更为常见。写进度报告时，要在标题页列出你的姓名、项目名称、日期以及报告周期。每一项另起一行。你可以在每一行标出“姓名”、“项目名称”、“日期”和“报告周期”，也可以直接罗列上述信息。[9]X研究来源问问老板对你工作报告的格式是否有具体建议。他们的意见是你编写报告最好的参考资料。
2写一个详细说明关键信息的执行摘要。里面应该包括你的结论、理由和建议。这可以让看的人不必阅读整篇报告，就能理解它的要点。你不必写一份详细说明，但是读者必须理解报告的内容。执行摘要的长度应该介于半页到一页之间。[10]X研究来源你不必概括整篇报告。重点说明报告中最重要的观点，比如你提出的关键建议或结论。如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。
3编一个目录，列明报告包含的内容。在目录中列出小节标题，以及该节开始的页码。这样读者就能轻松浏览你的报告，并找到他们需要的信息。[11]X研究来源为每节内容拟定标题和小标题，使自己的报告易于阅读。如果你写的是进度报告，那么除非老板要求，否则通常不必列目录。但是，你还是应该为每节内容拟定标题和小标题，使报告易于浏览。
4写一篇介绍概括报告的有关情况。告诉读者你写这份工作报告的原因。总结报告的背景，说明你的目的。概述你要回答和解决的问题。说明报告的范围，以及它内容的路线图。[12]X研究来源介绍不必很长。要直接而又具体，这样你的读者就能理解报告的背景和目的，无须看冗长的说明。介绍应该包含2到4段文字。进度报告的介绍应该只有1到2段。它必须总结你的项目以及你希望完成的工作。你还可以概述已经完成的工作，展望下一步的要做的事情。
5解释你描述的结果或提出的结论。概述你已经完成，并且与这个项目有关的研究或评估。然后，讨论并说明你的发现，以及它们与你报告主题之间的关系。[13]X研究来源在大多数情况下，本节应该包含一个介绍性段落，并列明你得出的结论。以下是结论可能的呈现方式：“1.我们的人口正在老龄化，所以客户会面临更多的健康风险。”进度报告不必描述任何结果或提出任何结论。但是你应该在介绍后面那一节列出自己取得的成就或完成的任务。你还可以在本节中简单地写一段话，只用包含2到4句。但是，一个列表通常就足够了。你可以列出“筹集1000元购买庆典帐篷”，“与A公司签订合约，请他们管理庆典方案”，以及“调查了1500名居民，收集公众意见”。[14]X研究来源
6提出后续建议。你的建议应该说明未来会发生什么。解释你的解决方案将解决什么问题，以及它们和你的结论之间有什么关系。写完说明后，把建议列成带编号的清单，每个建议以动词开头。按照重要程度为你的建议排序。[15]X研究来源比如，你可以写：“1.培训所有员工学习心肺复舒。”写进度报告时，你应该列出自己在下一个工作周期中打算完成的工作或目标。比如，你可以写“为庆典寻找供应商”，“批准庆典设计”，以及“订购宣传海报”。[16]X研究来源
7详述你得出结论的论证过程和方法。说明你是如何处理这个主题、问题或困难的。报告你的发现，然后说明你是怎样根据它们而形成建议的。把你的论述分成几个不同的部分，为每个部分拟定标题，告诉读者该部分包含什么内容。[17]X研究来源这包括对你研究和评估的详细论述。这一部分应该是报告中篇幅最长的。如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。代替它的内容应该是你在项目中面临的困难，以及你是如何克服它们的。[18]X研究来源你可以写：“很多居民没有寄回调查表，因为它没有预付邮资。之后，我们为调查表支付了邮资，同时让居民可以选择在网上填写。”
8列出你在写报告时使用的所有参考资料。参考资料可能包括期刊文章、新闻报道、访谈、调研、问卷调查、统计结果和其他相关信息。把它们列在报告结尾，并在页面标明“参考资料”。[19]X研究来源除非另有要求，否则业务报告应该使用APA格式。如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。
9把调研、问卷调查或电子邮件等资料放进附录。有些工作报告不需要附录。但是，如果你想让读者知道你参考了哪些资料，或者想提供一些额外的信息，以帮助读者更好地了解主题或你的发现，那么你可以利用附录。为每个附录赋予一个字母编号。[20]X研究来源比如，你可以有“附录A”、“附录B”和“附录C”。进度报告不必包含这一部分。
10用一个简短的结论总结你的发现和进度。报告中不必包含结论，但写一个可以很好地概括你付出的努力。结论应该保持在3到4句话以内，总结你在报告中呈现出的信息。[21]X研究来源你可以写：“艺术节策划项目预计可以如期完成。我们已经完成了计划活动的90%，现在的重点已经转移到采购材料上。工作没有遇到很大的困难，即使未来出现任何问题，我们也做好了解决的准备。”部分 3 的 3:让报告能够有效地传达信息
1使用清晰的标题，来帮助读者浏览报告。拟定开门见山的标题。读者应该一看就知道报告包含什么内容。你的标题可以包括：介绍、已完成的任务、下一季度的目标、困难和解决方法以及结论。根据报告包含的信息修改标题。进度报告的受众可能是你的上司、团队或客户。[22]X研究来源
2使用简单直接的语言来表达自己的想法。工作报告不需要写大话套话，也不用文采斐然。你只需要把自己的观点告诉读者。用尽量简单的语言表达你的想法，直截了当。[23]X研究来源你可以写“第四季度的营收上涨了50%”，不要写“第四季度的营收猛增50%，创造了骄人的业绩。”
3使用简洁的文字，尽量让报告简短一点。写太多不必要的内容会浪费你和读者的时间。删除不必要的废话，直接说出你的观点。[24]X研究来源记住，有些工作报告可能很长，因为它们包含大量信息。但是，你的文字一定要简洁。你可以写“在销售人员进行电话推销后，上季度的销售额实现了增长”，不要写“我们可以看到，上个销售季度的收入呈指数增长，因为我们才华横溢、爱岗敬业的销售员开始给潜在客户打电话推销，劝说他们购买更多的产品。”
4用不带情绪的客观语言表达自己的想法。只写事实，让读者在客观看待问题的基础上得出结论。虽然你可能会对如何处理某个问题提出建议，但不要试图挑起读者的情绪来说服他们。让读者根据他们对事实的客观看法，形成自己的观点和判断。[25]X研究来源不要写“消极的员工士气低落，让办公室像一台没有灵魂的机器”，你可以写“有报告说，工作效率较低的员工觉得自己无所事事。”
5在大多数报告中，不要使用俚语以及“我”这个字。如果有个项目的参与人员只有你一个人，在它的进度报告中说“我”可能是合适的。其他情况下，不要在你的工作报告中用“我”这个字或任何俚语。但是，当一个句子指向你的目标读者时，你可以用“你”或“你们”。[26]X研究来源整篇报告都应该使用专业的语言。
6检查报告，确保里面没有错误。语法和拼写错误会损害工作报告的专业性。一定要仔细阅读报告，确保其中没有打字错误、不当的措辞或用语。校对报告的次数最好不低于两次。[27]X研究来源如果可以，最好请其他人帮你检查报告，因为你很难发现自己所有的错误。如果时间允许，就把报告放至少24小时，再去检查。小提示写好第一份工作报告后，你可以把它当成以后报告的模板。你工作单位可能有工作报告的模板。问问上司你的报告是否可以使用模板。如果可以，最好参考你所在企业或组织以前的工作报告，来确定你报告的格式。检查办公室的文件，或者向同事或主管索取以前报告的副本。
警告如果你要参考过去的报告，不要抄袭里面的语句。这是剽窃行为，会带来一定后果，不利于你的职业发展。
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